Czytaj również
Niejeden przedsiębiorca ugina się pod ciężarem setek faktur, otrzymanych lub wystawionych przez własną firmę. Taka ilość dokumentów naprawdę potrafi przytłoczyć. Jeśli dostępny jest sposób na zrobienie porządku z tyloma dokumentami, to jak go znaleźć? Bez względu na to, czy mowa o jednoosobowej działalności gospodarczej, czy większym przedsiębiorstwie, zatrudniającym wielu pracowników, rozwiązanie jest na wyciągnięcie ręki. Chodzi o specjalistyczne oprogramowanie do obsługi faktury VAT i małej księgowości.
Na początku warto zastanowić się, jakie firmy mogą najwięcej zyskać, dzięki korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania. Chociaż wydawać by się mogło, że dotyczy to głównie większych zakładów produkcyjnych i handlowych, wniosek taki jest błędny. Każdy biznes funkcjonujący w oparciu o faktury VAT potrzebuje sprawdzonych rozwiązań. W rzeczywistości podmioty, które zajmują się sprzedażą towarów lub usług, jeżeli jako podatnicy występują w roli płatników VAT, powinny rozważyć skorzystanie z polecanych rozwiązań informatycznych. W jaki sposób funkcjonują systemy do obsługi faktur, jakie są ich zalety oraz koszty użytkowania?
Dzięki zastosowaniu najnowszych rozwiązań, funkcje, jakie oferuje oprogramowanie księgowe, mogą zostać dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Aby uzyskać do nich dostęp, wystarczy wykupić licencję na użytkowanie programu na okres jednego roku, albo skorzystać z coraz popularniejszej metody – comiesięcznych subskrypcji. Bez względu na profil prowadzonej działalności, wyróżnić można trzy najczęściej rekomendowane funkcje.
Faktura VAT to dla przedsiębiorców codzienność, ale nie zawsze łatwo się w niej odnaleźć. Profesjonalne oprogramowanie pomoże nie tylko fakturować łatwo i wygodnie, ale też udostępni szereg funkcji dodatkowych. Należy do nich na przykład dostęp do wyszukiwarki firm w bazie GUS, a co za tym idzie – automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta. Wydawać by się mogło, że to oczywiste rozwiązania, ale właśnie takie detale czynią pracę wydajniejszą. Co więcej, faktury VAT mogą być wystawiane seryjnie (w przypadku, gdy dla jednego kupującego lub odbiorcy usługi trzeba wystawić więcej niż jeden dokument). Dzięki bazom danych, nie trzeba za każdym razem wpisywać ręcznie wszystkich danych. Program pamięta zapisane adresy oraz nazwy przedsiębiorstw, towarów lub usług. Nie jest to oczywiście spis wszystkich dostępnych funkcji, ale jedynie przegląd podstawowych, a zarazem najczęściej używanych.
Inną, równie pożądaną funkcjonalnością, jest możliwość generowania list i raportów. Obejmują one rozmaite dziedziny działalności przedsiębiorstwa wystawiającego faktury VAT. Może chodzić o tworzenie listy kontrahentów, uszeregowanych w dowolny sposób – na przykład alfabetycznie albo zaczynając od tych, z którymi wykonano najwięcej transakcji handlowych. W podobny sposób można skorzystać z opcji tworzenia cenników. Co ważne, profesjonalne oprogramowanie daje możliwość eksportowania generowanych danych do plików tekstowych, Excel, XML albo do innych programów, takich jak Rewizor GT.
Niektórzy przedsiębiorcy, używający faktury VAT, prowadzą sprzedaż towarów, które trzeba magazynować. Dobrze wybrane oprogramowanie zapewnia techniczne zaplecze oraz wsparcie przy tworzeniu elektronicznych spisów stanów ilościowych. Nie chodzi o samo przechowywanie danych – dobry program wychwyci, jakiego towaru brakuje lub występuje w małej ilości i poinformuje o konieczności jego zamówienia. Takie innowacyjne rozwiązania sprawdzą się na przykład w firmach, które trudnią się sprzedażą w Internecie. Kupujący online często wybierają te sklepy, które mają towar na stanie i oferują błyskawiczną wysyłkę.
Te i inne rozwiązania są dostępne dla przedsiębiorców, którzy korzystają z najlepszego oprogramowania. Chociaż na rynku dostępnych jest wiele tego typu programów, i większość z nich obsługuje faktury VAT, to jednak często pozbawione są dodatkowych funkcjonalności. Warto więc korzystać ze sprawdzonych rozwiązań, tworzonych przez doświadczonych programistów. Przykładem może być program Faktura VAT, opisany na stronie internetowej producenta, firmy RAFSOFT.NET.
Jak widać, wciąż pojawiające się faktury VAT nie muszą stanowić przeszkody w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Wręcz przeciwnie, dzięki wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania, praca staje się przyjemniejsza i co ważniejsze – bardziej efektywna. Zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i większe podmioty obecne na rynku, mogą znacząco ułatwić obsługę dokumentów i fakturowanie. W przypadku sprzedawców towarów policzalnych, możliwość generowania i pełnego kontrolowania stanów magazynowych wpływa na jakość i szybkość finalizowania transakcji. Nie ulega wątpliwości, że korzystanie z programów, takich jak Faktura VAT, to kolejny krok na drodze do stworzenia nowoczesnego przedsiębiorstwa.
