Prawne aspekty wirtualnego biura

Pomimo iż idea wirtualnego biura istnieje na polskim rynku już od dawna, wciąż można spotkać się z kontrowersjami dotyczącymi prawnych aspektów korzystania z tego typu usług. Warto podkreślić, że prawo reguluje kwestie funkcjonowania wirtualnych biur, dlatego każdy, kto planuje zarejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura, powinien zapoznać się z poniższymi informacjami.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Obawy co do legalności prosperowania wirtualnych biur są związane z przypadkami niepoprawnej interpretacji przepisów prawa przez Urzędy Skarbowe. Nieścisłości polegały na kwestionowaniu rejestracji firmy w wirtualnym biurze poprzez odmowę nadania numeru NIP. Decyzje odmowne były uzasadniane tym, że biuro nie będzie miało możliwości na poprawne identyfikowanie przedsiębiorcy. Sprawy sądowe poszkodowanych w ten sposób właścicieli firm zakończyły się ostatecznie wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego, który definitywnie potwierdził, że prowadzenie działalności pod adresem wirtualnego biura nie jest sprzeczne z prawem. Problemy z rejestracją siedziby firmy w wirtualnym biurze wynikały więc nie z zakazów prawnych, a z niepoprawnego stosowania prawa przez urzędników. Treść wyroku z 2014 roku, który okazał się dyscyplinujący dla Urzędów Skarbowych, potwierdza legalność wirtualnych biur. Wyrok przyjął następujące brzmienie:

„żaden przepis prawa nie przyznaje organom podatkowym, w ramach postępowania o nadanie NIP, kompetencji do kontroli zdatności lokalu (nieruchomości) podanego jako siedziba podatnika do wykonywania w nim funkcji zarządczych czy prowadzenia w nim działalności gospodarczej.” Dodał również, że „w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).”

Wirtualne biuro a rejestracja podatku VAT

Najważniejszą kwestią, którą należy wziąć pod uwagę podczas rejestracji firmy w wirtualnym biurze, jest lokalizacja, która wpływa na miejsce rozliczania podatków. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności zarówno podatek VAT, jak i dochodowy są rozliczane według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Inaczej sprawa wygląda w przypadku spółki - wówczas pod uwagę brany jest adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności. Utrudnienia związane z wirtualnym biurem dotykały przedsiębiorców nie tylko podczas rejestracji siedziby, ale także w momencie rejestracji firmy do podatku VAT.

Warto zapoznać się z przesłankami, z których przynajmniej jedna musi zostać spełniona, żeby Urząd mógł odmówić rejestracji do podatku VAT:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
• podany podmiot nie istnieje,
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.