Czytaj również
Przechowywanie dokumentów w firmie, szczególnie teczek na akta osobowe, nie może być prowadzone dowolnie. Reguluje to obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z maja 1996 roku – jest tam między innymi zapis o podziale teczek na akta osobowe oraz czasie ich archiwizacji. Biorąc pod uwagę długi czas przechowywania oraz wagę tych dokumentów, przygotowaliśmy krótki poradnik, dzięki któremu z dość bogatej oferty drukarni wybierzecie najlepsze teczki na akta do swojej firmy.
Jaki rodzaj papieru na teczki akt osobowych?
Okładki kartonowe są w tym przypadku optymalny rozwiązaniem – stoją pomiędzy dobrą ceną i trwałością. Co wybrać? Karton graficzny z białym spodem sprawdzi się praktycznie zawsze, jest estetyczny i wygodny w opisywaniu. Ten rodzaj teczki na akta jest także odpowiednio sztywny. W zależności od preferencji można zwykle wybierać pomiędzy teczkami matowymi oraz teczkami błyszczącymi. Te pierwsze wybierane są z reguły do archiwizacji dokumentów, a także do papierów wewnątrz firmy. Teczki na akta z błyszczącą powierzchnią mają dodatkowy atut estetyczny, są więc lepsze dla kancelarii prawniczych i komorniczych, gdzie teczka na akta często użytkowana jest poza firmą i stanowi jej swoistą reklamę.
Klasyczna teczka na akta czy personalizowana?
Drukarnie i introligatornie udostępniają bardzo bogatą ofertę usług związanych z teczkami na akta oraz okładkami. Trzeba przyznać, że wersje z indywidualnym dla firmy designem to dodatkowe koszta, które nie mają uzasadnienia, jeśli mówimy o teczkach na akta osobowe – przeznaczone do archiwizowania przez biura rachunkowe czy działy kadr i HR. Opcję z niestandardowym nadrukiem, kolorem okładki, a nawet jej kształtem to wersje wybierane raczej przez firmy, które decydują się na zewnętrzny obieg dokumentów. W tym gronie zdecydowanie przeważają jednostki prawnicze, szczególnie kancelarie adwokackie, kancelarie komornicze itp. Wyróżniająca się teczka na akta jest w tym przypadku wizytówką firmy – im bardziej wyszukana i dopracowana, tym bardziej podnosi renomę i dobre postrzeganie danej jednostki.
Rodzaj zamknięcia teczki na akta – przemyśl to dobrze!
W przypadku teczek na akta osobowe, zamknięcie to całkiem istotna sprawa – może decydować o bezpieczeństwie i wygodzie korzystania z dokumentów. Z najbardziej standardowych rozwiązań wybierać można pomiędzy wstążką i gumką. Tę pierwszą odradzamy – często się zrywa, sznurowanie zajmuje chwilę czasu i jest nietrwałe. Gumka pozwala na duże obciążenie teczki na akta – jest rozciągliwa i zdecydowanie bardziej użyteczna.
Z bardziej wyszukanych opcji zamknięcia teczek na akta można wybrać napę lub magnes. Napa to nic innego jak plastikowy lub metalowy guziczek, bardzo elegancki, przeznaczony raczej do teczek reprezentacyjnych, wewnątrz których wręcza się np. dyplomy lub certyfikaty. Teczki na akta z magnesem to ciekawe, dosyć nowatorskie rozwiązanie, ale wciąż rzadkie na naszym rynku.
Źródło: https://kataga.pl/oferta/koperty-dla-urzedow-miejskich/
