Pieczątka dekretacyjna w księgowości – jak, gdzie i po co?

Pieczątka dekretacyjna to potrzebne narzędzie w pracy księgowej. Jej wykorzystanie wynika z konkretnych regulacji prawnych, a dokładnie z Ustawy o rachunkowości, która wyraźnie wskazuje, że każdy dowód księgowy, zanim zostanie uwzględniony w księgach rachunkowych, najpierw musi zostać sprawdzony. Wykorzystanie pieczątki jest więc swego rodzaju obowiązkiem dekretacyjnym. Wynika z niego, że dokument musi zostać opieczętowany pieczęcią dekretacyjną. Jeśli zajmujesz się na co dzień księgowością, to koniecznie przeczytać najważniejsze informacje na temat pieczątki dekretacyjnej.

Czym są dokumenty księgowe?

Dowodami księgowymi nazywamy dokumenty wymagające zastosowania różnych procedur zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W zależności od źródła ich pochodzenia wyróżnia się dokumenty:

• zewnętrzne obce, czyli otrzymane od zewnętrznych podmiotów,
• zewnętrzne własne, czyli przygotowane przez pracowników firmy dla zewnętrznych odbiorców,
• wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz firmy.

Czym jest dekretacja?

To mówiąc najprościej zbiór czynności, które w danej firmie podejmuje konkretna osoba albo jednostka polegający na nadaniu dokumentom właściwego biegu. Zakres tych czynności może regulować stworzona wewnątrz instrukcja. W przypadku księgowości obowiązują specjalne przepisy, które określają, jak ma wyglądać obieg dokumentów finansowych. Dekretacja to adnotacja znajdująca się na dokumencie. Wskazuje ona osobę (albo komórkę organizacyjną), która jest odpowiedzialna za wykonanie pewnych czynności. W księgowości taka pieczątka firmowa jest używana po to, by dokumenty księgowe można było odpowiednio uwzględnić w finansowo-księgowym systemie firmy. Innymi słowy, dokumenty podlegają dekretacji, by później zostać zaksięgowane.

Praca księgowego z dokumentacją

Każdy dokument, który wpływa do księgowości, bez względu na pochodzenie, musi zostać dokładnie sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym. Tego typu weryfikację potwierdza się stosownym zapisem: „Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym”. Na każdym dokumencie dodatkowo umieszcza się opis zawierający datę ujęcia w księgach rachunkowych, numer, na który zostanie dokonany zapis zawierający adnotację „Wn/Ma” (winien/ma) i ewidencja analityczna dokumentacji. Dodatkowo każdy dokument powinien zawierać podpis oraz imienną pieczątkę osoby, która zajmowała się dokumentacją. Po wykonaniu tych czynności można uznać, że dokument przeszedł dekretację.

Wygoda pracy dzięki pieczątce

Nabycie pieczątki dekretacyjnej jest nieobowiązkowe, ale konieczne jest oznaczanie dokumentów stosownymi adnotacjami. Zamiast więc wykonywać te czynności ręcznie, znacznie korzystniej jest po prostu kupić pieczątkę. Pieczątka dekretacyjna to typowa pieczątka tabelaryczna, którą można szybko nanieść na dokumentację księgową.

Wyróżnia się pieczątkę:

• z napisem „sprawdzono pod kątem merytorycznym” jest to niezbędny zapis, którym stemplowane są dokumenty w przypadku prowadzenia pełnej księgowości.
• „sprawdzono pod kątem merytorycznym, formalnym, rachunkowym” – jest to najpopularniejsza adnotacja na pieczątce dekretacyjnej. Można także zamówić okrojoną wersję zapisu, czyli „sprawdzono pod kątem…” i dopisać zakończenie w zależności od potrzeb.
• wydatków strukturalnych, która pozwala jasno i czytelnie opisywać koszty zakwalifikowane przez księgowego na wydatki strukturalne.
• z napisem: „Winien/Ma”, która jest niezwykle potrzebna w trakcie przygotowywania bilansu środków.
• dekretację, czyli taką, która zawiera wszelkie niezbędne pola, aby przejrzyście, szybko i łatwo wskazać, gdzie ma się znaleźć dokument w księdze rachunkowej.

Firmy, które oferują datowniki i inne pieczątki, mogą przygotować dowolny wzór, gdy chodzi o pieczątkę dekretacyjną tego typu. Wtedy można wygląd pieczątki dopasować do własnych potrzeb.

Dekretacja dokumentów online

Wiele procedur księgowych dokonuje się dziś z wykorzystaniem narzędzi i technologii elektronicznych. Z ustawy nie wynika, że dekretacja czy stosowny opis muszą być naniesione bezpośrednio na dokumenty księgowe. Jeśli dokumentacja jest prowadzona online, to także dekretacja może zostać przeprowadzona w taki sam sposób. Większość dostępnych programów do prowadzenia księgowości pozwala jednak na wydruk dokumentacji i naniesienie stosownego opisu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pieczątka dekretacyjna to poświadczenie, że dokumenty księgowe są zgodne z prawem. Każda osoba prowadząca księgowość podczas kontroli może zostać rozliczona z poprawności oznaczeń naniesionych na dokumenty. Właśnie dlatego pieczątka dekretacyjna w biurze księgowym lub firmowym jest tak ważna. Dodatkowo taka pieczątka przyspiesza tempo pracy. Różne firmy stemplarskie oferują możliwość wprowadzania zmian we wzorach zgodnie z profilem firmy. Można także zamówić specjalny tusz do pieczątek, by odróżnić różne formuły zapisu w obrębie jednej firmy.

Jeśli potrzebujesz trwałej pieczątki dekretacyjnej, to zachęcamy do skorzystania z oferty sprawdzonej firmy Stampler.pl, by nabyć pieczątkę trwałą i funkcjonalną.