Czytaj również
Obowiązki w zakresie cen transferowych nie powstają wyłącznie dlatego, że dwie spółki należą do tej samej grupy. O konieczności przygotowania lokalnej dokumentacji decyduje zestaw kilku warunków: istnienie powiązań, gospodarczy charakter danego działania, jednorodność transakcji oraz jej wartość w roku podatkowym. Dopiero łączne przeanalizowanie tych elementów pozwala odpowiedzialnie stwierdzić, czy podatnik musi sporządzić dokumentację i wykazać rynkowy charakter rozliczeń.
Najczęstszy błąd polega na sprawdzeniu wyłącznie łącznej wartości współpracy z podmiotem powiązanym. Tymczasem przepisy wymagają bardziej precyzyjnego podejścia. Znaczenie ma rodzaj transakcji, jej strona kosztowa lub przychodowa, a także sposób ustalenia wartości właściwy dla konkretnego świadczenia. Dlatego analizę warto rozpocząć odpowiednio wcześnie, zanim zamknięcie roku podatkowego utrudni zebranie danych i uporządkowanie umów.
Cena transferowa jest rezultatem finansowym warunków ustalonych lub narzuconych wskutek powiązań. Może przybrać formę ceny, wynagrodzenia, wyniku finansowego albo określonego wskaźnika. Nie chodzi więc jedynie o kwotę widoczną na fakturze. Istotne jest to, jak warunki uzgodnione między podmiotami powiązanymi wpływają na ich zysk, stratę lub poziom rozliczenia.
Równie szeroko należy patrzeć na samą transakcję kontrolowaną. Może nią być typowa sprzedaż towarów lub świadczenie usług, ale także finansowanie, poręczenie, aport, restrukturyzacja, umowa o podziale kosztów czy rozwiązanie dotyczące zarządzania płynnością. Z drugiej strony nie każde przesunięcie środków między powiązanymi podmiotami automatycznie tworzy obowiązek dokumentacyjny. Przykładem jest wypłata dywidendy, która co do zasady nie jest traktowana jak transakcja gospodarcza wymagająca lokalnej dokumentacji.
Dla jednorodnych transakcji towarowych oraz finansowych podstawowy próg dokumentacyjny wynosi 10 000 000 zł. W przypadku transakcji usługowych oraz innych transakcji próg wynosi 2 000 000 zł. Ocenia się wartość transakcji w roku podatkowym, a nie jedynie wartość pojedynczej faktury czy jednej umowy. Jeżeli kilka działań ma jednorodny charakter, może być konieczne ich łączne ujęcie.
Progi ustala się odrębnie dla poszczególnych rodzajów transakcji, a także osobno dla strony kosztowej i przychodowej. Oznacza to, że zakup oraz sprzedaż tego samego rodzaju towaru nie powinny być automatycznie kompensowane. Podobnie pożyczka i poręczenie pozostają różnymi transakcjami, nawet gdy dotyczą tych samych podmiotów i służą jednemu przedsięwzięciu.
W praktyce przedsiębiorcy często zaczynają analizę od zagadnienia określanego hasłem dokumentacja cen transferowych limity, lecz sama znajomość kwot nie wystarcza. Trzeba jeszcze prawidłowo ustalić wartość transakcji i sprawdzić, czy mamy do czynienia z transakcją jednorodną. Dopiero wtedy można porównać wynik z właściwym progiem.
Sposób obliczenia wartości zależy od rodzaju rozliczenia. Przy pożyczce lub kredycie bierze się pod uwagę najwyższą kwotę kapitału udostępnionego i pozostającego do spłaty w danym okresie raportowanym, bez odsetek, prowizji, marż oraz innych opłat związanych z finansowaniem. Przy poręczeniu lub gwarancji istotna jest suma gwarancyjna, a przy depozycie jego wartość nominalna.
Takie zasady mają praktyczne znaczenie dla księgowości i osób odpowiedzialnych za podatki. Proste zestawienie przelewów może nie pokazywać wartości, którą należy zastosować do badania progu. Potrzebne bywają dane z umów, aneksów, harmonogramów, sald oraz dokumentów korporacyjnych. Dobrze przygotowany proces powinien więc łączyć informacje prawne, finansowe i operacyjne, zamiast opierać się wyłącznie na ewidencji faktur.
Po ustaleniu, że wartość jednorodnej transakcji przekroczyła właściwy próg, trzeba sprawdzić możliwość zastosowania zwolnienia. Jednym z najczęściej analizowanych przypadków jest zwolnienie dotyczące określonych transakcji krajowych, zależne między innymi od sytuacji podatkowej stron. Samo przekroczenie kwoty nie powinno więc prowadzić do automatycznego wniosku, że lokalna dokumentacja jest bezwzględnie konieczna.
Odrębnego podejścia wymagają transakcje z podmiotami mającymi siedzibę lub zarząd w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową. Dla transakcji finansowych próg wynosi 2 500 000 zł, natomiast dla pozostałych 500 000 zł. Ze względu na niższe wartości graniczne oraz szczególny charakter takich rozliczeń warto identyfikować je osobno już na etapie przeglądu kontrahentów.
Lokalna dokumentacja nie jest jedynie formalnym opisem umowy. Powinna przedstawiać rzeczywisty charakter transakcji, role stron, sposób kalkulacji wynagrodzenia oraz argumenty potwierdzające, że warunki odpowiadają warunkom rynkowym. Podmioty powiązane mogą swobodnie ustalić mechanizm ceny, na przykład kwotowo, procentowo albo według wzoru, lecz rezultat finansowy powinien pozostać rynkowy.
Do oceny rynkowości wykorzystuje się metody dopasowane do rodzaju transakcji i dostępnych danych. W wielu przypadkach pomocna jest analiza porównawcza przygotowana jeszcze przed rozpoczęciem rozliczeń. Pozwala ona ustalić akceptowalny przedział i ograniczyć ryzyko, że przyjęty model wynagrodzenia będzie trudny do obrony po zakończeniu roku.
Najbezpieczniejsze podejście polega na cyklicznym przeglądzie transakcji z podmiotami powiązanymi. Warto zestawić rodzaje rozliczeń, ich wartości, kierunek przepływu, sposób kalkulacji oraz możliwe zwolnienia. Taki przegląd ułatwia nie tylko ocenę obowiązku sporządzenia dokumentacji, ale także późniejsze raportowanie informacji o cenach transferowych i szybkie przygotowanie materiałów w razie pytań organu podatkowego.
