Czytaj również
Transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi nie zawsze oznaczają automatyczny obowiązek przygotowania lokalnej dokumentacji. O jego powstaniu decyduje kilka elementów, które trzeba przeanalizować łącznie: charakter powiązania, rodzaj transakcji, jej jednorodność, wartość w roku podatkowym oraz możliwość zastosowania ustawowego zwolnienia. Samo porównanie kwoty z jednym limitem może więc prowadzić do błędnych wniosków.
Punktem wyjścia jest ustalenie, czy dane działania stanowią transakcję kontrolowaną. Pojęcie to obejmuje działania gospodarcze identyfikowane na podstawie rzeczywistych zachowań stron, a nie wyłącznie nazwy umowy. W praktyce mogą to być między innymi sprzedaż towarów, świadczenie usług, finansowanie, poręczenia, aporty, restrukturyzacje czy umowy dotyczące zarządzania płynnością. Nie każde rozliczenie między podmiotami powiązanymi ma jednak taki charakter. Przykładowo wypłata dywidendy jest traktowana jako wynagrodzenie za wniesiony kapitał, a nie jako transakcja gospodarcza wymagająca lokalnej dokumentacji.
Obowiązki w zakresie cen transferowych dotyczą podmiotów, między którymi występują powiązania wskazane w przepisach podatkowych. Analiza może obejmować zależności kapitałowe, majątkowe i osobowe, w tym określone relacje rodzinne. Dopiero po potwierdzeniu powiązania należy ustalić, jakie transakcje były realizowane i czy mają one charakter jednorodny.
Jednorodność ma duże znaczenie, ponieważ progu nie bada się dla każdej faktury oddzielnie. Trzeba zebrać transakcje o podobnym przedmiocie i warunkach, a następnie ocenić ich łączną wartość w roku podatkowym. Nie należy przy tym automatycznie sumować wszystkich rozliczeń z podmiotami powiązanymi. Odrębnie analizuje się różne rodzaje transakcji, a także stronę kosztową i przychodową. Zakup oraz sprzedaż tego samego rodzaju towaru mogą więc wymagać dwóch osobnych kalkulacji.
Dla jednorodnych transakcji kontrolowanych podstawowe progi wynoszą 10 000 000 zł dla transakcji towarowych i finansowych oraz 2 000 000 zł dla transakcji usługowych i innych. Obowiązek przygotowania lokalnej dokumentacji powstaje po przekroczeniu właściwego limitu, a nie po samym jego osiągnięciu. Kluczowe jest zatem prawidłowe przypisanie transakcji do kategorii oraz ustalenie wartości według zasad odpowiadających jej ekonomicznemu charakterowi.
W przypadku finansowania nie zawsze bierze się pod uwagę sumę wszystkich przepływów. Dla pożyczki lub kredytu istotna jest najwyższa kwota kapitału pozostającego do spłaty w analizowanym okresie, bez odsetek, prowizji i innych płatności związanych z finansowaniem. Przy depozycie znaczenie ma wartość nominalna, przy obligacjach ich wartość nominalna, a przy poręczeniu lub gwarancji suma gwarancyjna. Takie rozróżnienia sprawiają, że prawidłowa kwalifikacja może mieć bezpośredni wpływ na ocenę obowiązku.
W codziennej weryfikacji pomocne jest zestawienie wszystkich jednorodnych rozliczeń i przypisanie im właściwych limitów. Osoby odpowiedzialne za podatki lub księgowość często zaczynają analizę od zagadnienia dokumentacja cen transferowych progi, ale sama wartość transakcji to tylko jeden z etapów. Trzeba jeszcze sprawdzić sposób kalkulacji wartości, kierunek rozliczenia, status kontrahenta oraz ewentualne zwolnienia.
Odrębne zasady dotyczą transakcji z podmiotami mającymi siedzibę lub zarząd na terytorium stosującym szkodliwą konkurencję podatkową. W takim przypadku próg dla transakcji finansowej wynosi 2 500 000 zł, a dla pozostałych transakcji 500 000 zł. Regulacje mogą obejmować zarówno rozliczenia z podmiotami powiązanymi, jak i określone transakcje z podmiotami niepowiązanymi, dlatego weryfikacja kontrahenta powinna być częścią procedury.
Niższy limit oznacza, że obowiązek może pojawić się przy znacznie mniejszej skali współpracy niż w standardowych transakcjach krajowych. Warto więc nie ograniczać kontroli do największych kontraktów. Szczególnej uwagi wymagają także mniej oczywiste zdarzenia, takie jak nieodpłatne poręczenia, gwarancje, zmiany kapitałowe czy reorganizacje, ponieważ ich wartość i charakter nie zawsze wynikają wprost z faktur.
Nawet po przekroczeniu właściwego progu transakcja może korzystać ze zwolnienia z obowiązku sporządzenia lokalnej dokumentacji. Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań jest zwolnienie dla określonych transakcji krajowych, o ile spełnione są warunki przewidziane w przepisach, w tym dotyczące braku straty podatkowej. Zwolnienia nie należy jednak stosować automatycznie. Każdy warunek trzeba potwierdzić dla właściwego roku i stron transakcji.
Co ważne, brak obowiązku przygotowania lokalnego pliku nie zawsze oznacza brak pozostałych obowiązków. Podmioty, które przekroczyły progi dokumentacyjne, raportują transakcje kontrolowane w informacji TPR-C albo TPR-P. Raportowaniu mogą podlegać także niektóre transakcje korzystające ze zwolnienia dokumentacyjnego. Termin złożenia informacji przypada co do zasady na koniec jedenastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
Bezpieczna analiza powinna zaczynać się od kompletnej listy podmiotów powiązanych i zdarzeń gospodarczych z ich udziałem. Następnie warto pogrupować rozliczenia według jednorodności, oddzielić koszty od przychodów, przypisać właściwy rodzaj transakcji i ustalić sposób obliczenia jej wartości. Dopiero wtedy można porównać wynik z odpowiednim progiem oraz zbadać dostępne zwolnienia.
Taka procedura pozwala wychwycić obowiązek odpowiednio wcześnie, zanim pojawi się konieczność szybkiego odtwarzania danych i uzasadniania warunków transakcji. Ma to znaczenie również dlatego, że organ podatkowy może zażądać przedstawienia dokumentacji w krótkim terminie. Rzetelnie przygotowane dane ułatwiają nie tylko sporządzenie lokalnego pliku i informacji TPR, lecz także ocenę, czy ceny i inne warunki rozliczeń odpowiadają warunkom rynkowym.
Progi są ważnym filtrem, ale nie zastępują pełnej analizy. Dopiero połączenie informacji o powiązaniach, jednorodności, rodzaju transakcji, sposobie ustalania wartości i zwolnieniach pozwala odpowiedzialnie ocenić zakres obowiązków. W większych grupach warto prowadzić taką weryfikację na bieżąco, zamiast pozostawiać ją na okres poprzedzający termin raportowania.
