Czytaj również
Obowiązki związane z cenami transferowymi nie zaczynają się w dniu, w którym upływa termin ustawowy. W praktyce dużo wcześniej trzeba ustalić, czy między podmiotami występują powiązania, zidentyfikować transakcje kontrolowane, obliczyć ich wartość, sprawdzić progi dokumentacyjne i ocenić możliwość zastosowania zwolnień. Dopiero na tej podstawie można określić, które dokumenty należy przygotować i kiedy powinny być gotowe.
Największym źródłem ryzyka bywa nie sam brak wiedzy o dacie, lecz zbyt późne rozpoczęcie analizy. Dane potrzebne do przygotowania dokumentacji często znajdują się w kilku działach, między innymi w księgowości, finansach, controllingu, sprzedaży oraz w dokumentach umownych. Jeżeli ich zebranie zaczyna się dopiero pod koniec terminu, rośnie ryzyko niespójności między dokumentacją, analizą cen transferowych i informacją TPR.
Nie każda relacja gospodarcza między podmiotami powiązanymi automatycznie prowadzi do obowiązku sporządzenia lokalnej dokumentacji. Znaczenie ma rodzaj transakcji, jej jednorodność, wartość w roku podatkowym oraz to, czy spełnione są warunki jednego z ustawowych zwolnień. Powiązania mogą mieć charakter kapitałowy, majątkowy lub osobowy, w tym rodzinny, dlatego analiza nie powinna ograniczać się wyłącznie do udziałów w spółce.
Dla transakcji towarowych i finansowych podstawowy próg dokumentacyjny wynosi 10 000 000 zł, natomiast dla transakcji usługowych oraz innych transakcji 2 000 000 zł. Progi bada się odrębnie dla poszczególnych rodzajów transakcji, a także osobno dla strony kosztowej i przychodowej. Oznacza to, że zakup i sprzedaż tego samego rodzaju świadczeń nie powinny być automatycznie łączone w jedną wartość.
Osobnej uwagi wymagają transakcje dotyczące podmiotów z siedzibą lub zarządem w państwach i na terytoriach stosujących szkodliwą konkurencję podatkową. W ich przypadku wskazane na stronie progi wynoszą 2 500 000 zł dla transakcji finansowej oraz 500 000 zł dla pozostałych transakcji. Weryfikacja kontrahentów i charakteru rozliczeń powinna więc nastąpić odpowiednio wcześnie.
Przy ustalaniu obowiązku nie zawsze wystarczy odczytać kwotę z jednej faktury albo zsumować obroty z konta księgowego. Dla pożyczki lub kredytu istotna jest najwyższa kwota kapitału pozostającego do spłaty w danym okresie raportowanym, bez odsetek, marż i prowizji. Przy gwarancji lub poręczeniu bierze się pod uwagę sumę gwarancyjną, a przy emisji obligacji ich wartość nominalną. Taki sposób liczenia może prowadzić do innych wyników niż proste zestawienie przepływów pieniężnych.
Dlatego dobra organizacja prac wymaga przygotowania rejestru transakcji kontrolowanych i przypisania każdej pozycji do właściwego rodzaju. W praktyce zestawienie opisane roboczo jako dokumentacja cen transferowych terminy powinno łączyć daty ustawowe z etapami wewnętrznymi, właścicielami danych i statusem analizy. Sama lista końcowych terminów nie pokaże bowiem, czy firma ma już komplet informacji potrzebnych do prawidłowego wykonania obowiązków.
Lokalną dokumentację cen transferowych należy sporządzić do końca dziesiątego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Jeżeli rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, termin przypada co do zasady na koniec października następnego roku. Dokumentacja powinna opisywać transakcję kontrolowaną i umożliwiać wykazanie, że zastosowane warunki odpowiadają warunkom rynkowym.
Informację o cenach transferowych TPR-P albo TPR-C składa się do końca jedenastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Dla podmiotów działających według roku kalendarzowego będzie to zazwyczaj koniec listopada. Obowiązek raportowania może dotyczyć również niektórych podatników korzystających ze zwolnienia z przygotowania lokalnej dokumentacji, dlatego zastosowanie zwolnienia nie powinno kończyć całej analizy.
Rozdzielenie tych dwóch dat ma znaczenie organizacyjne. Najpierw powinny zostać zamknięte ustalenia dotyczące zakresu transakcji, ich wartości i rynkowego charakteru, a następnie dane powinny zostać przełożone na raport TPR. Pozostawienie raportowania na ostatni moment utrudnia wyjaśnienie rozbieżności i uzyskanie akceptacji osób odpowiedzialnych za informacje przekazywane administracji skarbowej.
Dokumentacja nie jest regularnie składana wraz z deklaracją podatkową, ale może zostać zażądana przez organ. Dla dokumentacji dotyczącej okresów od 2023 roku termin na jej przedstawienie wynosi 14 dni od doręczenia żądania. To krótki czas na uzupełnianie braków, zbieranie podpisów czy odtwarzanie założeń przyjętych wiele miesięcy wcześniej.
Z tego powodu przygotowany dokument powinien być przechowywany razem z materiałami źródłowymi, analizą porównawczą lub analizą zgodności, umowami oraz kalkulacjami. Warto także zachować informację, kto zatwierdził dane i na jakiej podstawie określono rynkowy poziom wynagrodzenia. Ułatwia to sprawną reakcję na pytania organu i ogranicza ryzyko sprzecznych wyjaśnień.
Najbezpieczniejszy harmonogram dzieli prace na kilka etapów: identyfikację powiązań, mapowanie transakcji, weryfikację progów i zwolnień, zebranie danych finansowych, przygotowanie analiz oraz kontrolę zgodności z TPR. Część tych działań można rozpocząć jeszcze przed zamknięciem roku, a następnie zaktualizować wartości po uzyskaniu danych końcowych.
Takie podejście pozwala potraktować obowiązki w zakresie cen transferowych jako uporządkowany proces, a nie jednorazową akcję przed datą graniczną. Terminy ustawowe wyznaczają moment zakończenia prac, ale o jakości dokumentacji decydują wcześniejsze przygotowania, poprawna identyfikacja transakcji i spójność danych wykorzystywanych w całym procesie raportowym.
