Czytaj również
Rok 2019 przyniósł zmiany w przepisach. Od 1 stycznia złożenie deklaracji podatkowej przez płatnika odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Pomimo postępującej cyfryzacji nadal niewielu pracodawców ma świadomość istnienia narzędzi, które mogą usprawnić ich pracę. Jednym z nich jest system do elektronicznego generowania rozliczeń e-PIT.
Wystawienie dokumentu PIT pracownikowi jest ustawowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Nie ma znaczenia czy podwładny pracował jedynie przez miesiąc, jak długi czas spędził na L4 czy to, kiedy został zwolniony. Każda osoba, która w danym roku otrzymała wynagrodzenie powinna dostać PIT-11, za ten rok. Dokument ten stanowi informację o dochodzie, kosztach uzyskania przychodu czy pobranych składkach oraz zaliczkach na podatek. Pracodawca do końca stycznia musi złożyć elektroniczną wersję tego dokumentu do Urzędu Skarbowego, natomiast przekazanie go pracownikowi musi nastąpić do końca lutego.
W przypadku zatrudniania większej liczby pracowników obowiązek ten generuje znaczną ilość pracy. W tym krótkim czasie dział Kadr oprócz comiesięcznych obowiązków musi także dopilnować wszelkich formalności związanych z rozliczeniami. Weryfikacja danych dotyczących każdego pracownika, wyliczenia, sporządzenie dokumentacji oraz zaadresowanie jej, nierzadko zbieranie podpisów czy sporządzanie zestawień, w celach organizacyjnych. Po drodze mogą pojawić dodatkowe zadania np. kontakt z byłymi pracownikami, którym również należy dostarczyć dokumenty.
Zadania te nie będą przysparzały szczególnych trudności w przypadku firm zatrudniających kilka osób. Wszystko nabiera innego znaczenia, kiedy pojawia się konieczność wykonania tej pracy wobec zatrudnionych kilkuset i więcej pracowników. Dodatkową przeszkodą może być rozwarstwienie lokalizacyjne.
Tegoroczny okres rozliczeniowy wiązał się z trudnościami również w obszarze technologicznym, szczególnie dla małych firm. Konieczność przesłania do Urzędu Skarbowego PITu-11 wiązała się ze skróceniem czasu na złożenie owej deklaracji – do 31 stycznia.
Trudności w sprawnym zarządzaniu całym procesem związanym z wystawianiem i obsługą PIT-ów może zniwelować odpowiednie narzędzie do elektronicznego wystawiania tego typu dokumentacji. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO w znaczącym stopniu wspomaga pracę działu Kadr. Dzięki sprawnej obsłudze systemu e-Teczek, pracownicy posiadają łatwy dostęp z dowolnego miejsca do wszystkich istotnych informacji na swój temat – czas zatrudnienia, rodzaj umowy, przepracowany okres, odbyte i zaplanowane szkolenia itp. Rozwiązanie takie umożliwia także automatyczne generowanie zestawień.
Największą wygodą jest jednak możliwość wystawienia deklaracji w sposób całkowicie zdalny. Z pracowników Kadr zdjęta jest konieczność drukowania tego rodzaju dokumentów. Nie jest konieczne również wysyłanie ich pocztą lub proszenie o zgłoszenie się po deklaracje pracowników firmy i dbanie o to, by odebrali je w terminie. System e-PIT jest zaprojektowany w taki sposób, by usprawnić całą procedurę, wyeliminować wszystkie niepotrzebne obowiązki lub zastąpić je wygodniejszymi rozwiązaniami.
„Konieczność wysłania deklaracji PIT-11 do byłych pracowników była jednym z największych wyzwań, z jakimi spotykali się pracownicy Kadr. Niejednokrotnie dochodziło do zmiany miejsca zamieszkania, czy nieodebrania nadanego drogą pocztową listu. Generowało to konieczność podjęcia dodatkowej pracy i wydłużało realizację obowiązku, który jest ograniczony czasowo. System e-PIT to ułatwienie na tak wielu płaszczyznach, że najlepiej widać jego zalety wtedy, kiedy zaczyna się z niego korzystać” – mówi Joanna Nowicka-Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o.o.
Wystawienie dokumentu PIT-11 wiąże się z przetwarzaniem danych wrażliwych, a w takich przypadkach konieczne jest zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa. System generuje unikatowe hasło, które wysyłane jest do pracownika drogą elektroniczną lub poprzez sms. To procedura zapewniająca bezpieczne logowanie, eliminująca ryzyko dostępu do danych przez osoby niepowołane.
System do wirtualnego wystawiania dokumentu PIT wykorzystuje wielokanałowe uwierzytelnianie, dlatego pracownicy w każdej chwili, niezależnie od tego gdzie się znajdują, mogą łatwo pobrać swoją deklarację. Pracownik w celu uzyskania dostępu do dokumentacji musi podać szereg informacji, którymi dysponuje wyłącznie on. Dodatkowo opcja pobrania deklaracji jest ograniczona czasowo. Jeśli w danym przedziale czasowym nie zostanie przez niego pobrana, wówczas unikatowe hasło wygasa. Konieczna jest w takim przypadku ponowna pełna weryfikacja, która umożliwi kolejne zalogowanie się do systemu. Taką samą ścieżkę wystawiania deklaracji można odtworzyć dla byłych pracowników firmy.
Bezpieczeństwo jest zapewnione również po stronie firmy. Dostęp do części systemu odpowiadającej za obsługę PIT mają jedynie wybrani, uprawnieni pracownicy.
Zapoznając się z funkcjami Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO może nasuwać się pytanie, czy elektroniczne wystawienie dokumentu PIT pracownikowi jest zgodne z prawem? Przepisy nie wskazują ograniczeń, co do sposobu wysyłania PIT-11. Nie jest określona metoda oraz miejsce przekazania zeznań. Konieczne jest jednak przesłanie dokumentacji w takiej formie, która uniemożliwi edytowanie pliku, opatrzona będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz zachowany zostanie wzór deklaracji.
Nie jest również konieczne zbieranie pisemnej zgody na przesłanie pracownikowi deklaracji PIT-11 drogą elektroniczną, jeśli istnieje możliwość potwierdzenia odbioru. Korzystanie z systemu e-PIT, daje takie możliwości. Pracownicy działu Kadr mają na bieżąco podgląd kto i kiedy pobrał deklarację podatkową, ze szczegółowymi danymi, jak np. data odbioru czy numer IP, z którego nastąpiło pobranie pliku. Jest to jednocześnie potwierdzeniem, że podatnik zapoznał się z jego treścią i odebrał dokumenty. W przypadku dostarczenia deklaracji drogą mailową, pracownik musi wyrazić zgodę na udostępnienie jej taką formą.
Również przechowywanie w formie elektronicznej deklaracji podatkowych, które są zgodne z formą prawną oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest spełnieniem obowiązku przechowywania deklaracji PIT-11.
Dostarczenie dokumentacji w formie elektronicznej jednocześnie eliminuje konieczność wystawienia jej w formie papierowej. Takie rozwiązanie pozwala na ograniczenie drukowanej dokumentacji – zarówno dotyczącej samych deklaracji, czy kwestii wysyłania listów poleconych.
Decydując się na wdrożenie systemu do organizacji należy mieć także na uwadze oszczędności czasowe dla działu Kadr. Zaoszczędzony w ten sposób czas może zostać przeznaczony na inne sprawy, mające większe przełożenie biznesowe dla firmy.
Wykorzystanie takiego systemu przekłada się również na postrzeganie firmy w oczach pracowników. Nowoczesne narzędzie, które ułatwia szybką realizację kłopotliwej dla wielu pracowników kwestii, może być realną korzyścią w ich oczach.
„Nie da się zatrzymać postępującego procesu cyfryzacji. e-PITy, czy cały pakiet e-Teczki pracownicze to tylko jeden z wielu dostępnych mini-systemów IT, które stanowią istotny element usprawniający funkcjonowanie firm. Za kilka lat będą standardem, bez którego nie będziemy mogli sobie wyobrazić sprawnego realizowania codziennych zadań.” – podsumowuje Grzegorz Kucharski, Kierownik Działu Wdrożeń Technologii Internetowych, w Ideo.
