Funkcjonujemy w dobie powszechnej cyfryzacji. Obecnie większość spraw urzędowych można załatwić drogą elektroniczną. Jest to bardzo wygodne i pozwala oszczędzić cenny czas, który dotąd trzeba było spędzać fizycznie w urzędach. Nie inaczej jest ze sprawozdaniami finansowymi. Można, a właściwie trzeba je składać w formie elektronicznej, która nazywana jest e-sprawozdaniem finansowym. Jak wygląda e-sprawozdanie finansowe? Czym różni się od tradycyjnego sprawozdania, a w czym jest podobne? Czas poznać podobieństwa i różnice.
Czym jest sprawozdanie finansowe?
W celu właściwego zrozumienia czym jest elektroniczne sprawozdanie finansowe, niezbędna jest podstawowa wiedza o sprawozdaniach finansowych. Są one dokumentami, które prezentują sytuację ekonomiczną danych podmiotów. Sprawozdanie zawiera informacje dotyczące stanu majątkowego, finansowego i dochodowego danej instytucji. Zazwyczaj obejmuje ono bilans zysków i strat, uzupełniony o dodatkowe informacje.
Zdarza się też, że różne podmioty mogą w sprawozdaniach umieszczać różne informacje, w zależności od potrzeb. Przepisy dotyczące sprawozdań finansowych reguluje Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Od 1 października 2018 roku obowiązkiem jest, aby składać je w formie elektronicznej. Sprawozdania finansowe za ubiegły rok powinny zostać sporządzone do 31 marca 2019 roku.
Elektroniczne sprawozdanie finansowe
E-sprawozdania finansowe powinny być podpisane na jeden z dwóch sposobów:
– kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
– podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Sprawozdanie musi być podpisane przez osobę odpowiedzialną za księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki.
Forma elektronicznych sprawozdań finansowych jest określona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Jest ona dostępna w formie pliku w formacie XML. Wytyczne te dotyczą sprawozdań finansowych oraz ich skonsolidowanych odpowiedników dla następujących podmiotów:
– podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego,
– podmiotów niewpisanych do KRS, które są podatnikami PIT prowadzących księgi rachunkowe.
Podmioty, które są zarejestrowane w KRS, ale niewpisane do rejestru przedsiębiorców powinny również sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej. Powinno być ono utworzone w pliku, który będzie można otworzyć za pomocą komputera. Może być to plik tekstowy, graficzny itp. Podpis sprawozdania powinien być jedną z dwóch wymienionych wcześniej opcji podpisu.
Co powinno zawierać e-sprawozdanie finansowe?
Podobnie jak w przypadku stosowanej dotychczas tradycyjnej metody składania sprawozdania, w przypadku jego wersji elektronicznej muszą zostać dołączone odpowiednie dokumenty. Niektóre z nich muszą mieć postać elektroniczną wraz z odpowiednim podpisem, inne z kolei nie muszą być przygotowane w ten sposób. Do dokumentów, które koniecznie muszą mieć postać elektroniczną, należą:
– roczne sprawozdanie finansowe,
– sprawozdania z: działalności, płatności na rzecz administracji publicznej, działalności grupy kapitałowej, działalności jednostki dominującej, badania rocznego sprawozdania finansowego,
– opinia biegłego rewidenta,
– sprawozdania skonsolidowane, czyli skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe oraz skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.
Do dokumentów, które nie muszą być przygotowane w formie elektronicznej należą m.in. uchwały i postanowienia, np. o podziale zysku bądź pokryciu straty lub o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.
Czym różni się e-sprawozdanie finansowe od tradycyjnego sprawozdania?
Elektroniczne sprawozdanie finansowe składa się za pomocą internetowej platformy „ekrs”, która jest prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Jak już wspomniano, załączniki do sprawozdania także powinny być w formie elektronicznej. W związku z nowym formatem pliku wszystkie elementy sprawozdania należy połączyć w jeden plik, co jest nowością. Następnie plik należy przekazać biegłemu rewidentowi do zatwierdzenia, co z kolei jest podobne do rozwiązania dotychczasowego. Ważne aby nie zapominać, że pomimo różnych form, cel sprawozdania finansowego jest taki sam, jak przed zmianą przepisów.
