Czytaj również
Każdy przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej zobowiązany jest do prowadzenia jej systematycznych przeglądów. Jak często należy zlecać przegląd kasy? Kto może go realizować? Dlaczego jest on tak ważny? Co grozi za brak przeglądu w terminie?
Kasa fiskalna to podstawowe urządzenie stosowane w handlu, którego celem jest ewidencjonowanie sprzedaży towarów i usług. Na posiadaczy kas nakładane są określone obowiązki – jednym z nich jest przegląd techniczny kasy fiskalnej.
Obowiązek przeglądu technicznego kasy fiskalnej
Zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, każdy przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej ma obowiązek poddawania jej systematycznym przeglądom technicznym. Dotyczy to wszystkich modeli kas, w tym także kas online.
Terminy przeglądów kasy fiskalnej
Przedsiębiorcy powinni prowadzić przeglądy kas fiskalnych w okresach nie krótszych niż 2 lata. W razie potrzeby serwis kasy fiskalnej można wykonać także w krótszym terminie.
Przepisy wskazują także, że pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w użytkowanie wskutek umowy najmu, dzierżawy, leasingu albo innych podobnych umów powinno się dokonać po otrzymaniu urządzenia do użytkowania, przed dniem dokonania fiskalizacji.
Termin wykonania przeglądu liczony jest od dnia fiskalizacji lub dnia dokonania ostatniego przeglądu.
Fiskalizacja kasy – jednokrotna i unikatowa czynność mająca na celu rozpoczęcie pracy modułu fiskalnego kasy. Kasa musi zostać zafiskalizowana, aby można było korzystać z niej w celach podatkowych.
Co ważne, przepisy wskazują, że serwisant powinien przeprowadzić przegląd w terminie do 3 dni od momentu dokonania zgłoszenia.
Uwaga! W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, stosowanych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz bagażu podręcznego taksówkami, przeglądy dokonuje się w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, lecz nie rzadziej niż co 25 miesięcy.
Osoby uprawnione do prowadzenia serwisu kasy fiskalnej
Serwis kasy fiskalnej może być wykonany tylko przez osobę posiadającą ważną legitymację, która jest potwierdzeniem uzyskanych uprawnień.
Lista osób, które posiadają uprawnienia do prowadzenia serwisu kas rejestrujących, jest dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Książka serwisowa kasy fiskalnej
Każda kasa fiskalna posiada własną książkę serwisową, inaczej książkę kasy fiskalnej lub książkę kasy rejestrującej. Jest to unikatowy dokument urządzenia, w którym znajdują się najważniejsze informacje na temat kasy oraz jej właściciela.
Właściciel kasy jest zobowiązany do przechowywania książki serwisowej przez cały okres korzystania z urządzenia. Jest ona także niezbędna do dokonania przeglądu technicznego, ale o jej okazanie może poprosić też urzędnik skarbowy.
Gdy serwisant nie otrzyma książki kasy rejestrującej, może odmówić przeprowadzenia przeglądu urządzenia.
Przebieg przeglądu kasy fiskalnej
Przegląd kasy fiskalnej wchodzi w skład czynności serwisowych prowadzonych na tych urządzeniach rejestrujących. Czynności te może wykonać uprawniony serwisant firmy świadczącej usługi serwisowe kas fiskalnych.
Zgodnie z przepisami, serwis kasy fiskalnej obejmuje:
– fiskalizację
– naprawy
– konserwację
– przeglądy techniczne
Przegląd kasy fiskalnej, który wymagany jest przepisami prawa, to czynność kilkuetapowa.
Podczas przeglądu technicznego kasy fiskalnej prowadzona jest kontrola:
– liczby i stanu plomb na kasie, a także zgodności plomb z informacjami zawartymi w książce kasy i dokumentacji serwisowej
– stanu obudowy urządzenia
– poprawnego ustawienia zegara w kasie
– czytelności dokumentów drukowanych na kasie
– prawidłowego wyświetlania danych na wyświetlaczu
– prawidłowego działania kasy, w tym w ramach wydawania dokumentów fiskalnych
– oprogramowania kasy fiskalnej i oprogramowania do odczytu pamięci – dla kas z elektronicznym zapisem kopii programów archiwizujących sprawdza się ich wersję i jej zgodność z książką kasy i dokumentacją serwisową
– akumulatorów lub baterii wewnętrznych stosowanych do zasilania kasy
Ponadto, w trakcie przeglądu kasy serwisant dokonuje wpisu z wynikiem przeglądu do książki serwisowej kasy. W przypadku kas online przegląd zapisywany jest w ich pamięci fiskalnej. Do książki kasy dołącza się także zalecenia pokontrolne wraz z kopią dokumentu stwierdzającego dokonanie przeglądu technicznego, w tym wydruk raportu z kasy informujący o dokonaniu przeglądu technicznego.
W przypadku, gdy kasa posiada usterki, jej przegląd może zostać uzupełniony również o naprawę. Serwisant najczęściej wykonuje ją na miejscu. Dzięki temu urządzenie będzie mogło znów działać poprawnie.
Zalety systematycznego serwisu kasy rejestrującej
Obligatoryjny przegląd techniczny kasy fiskalnej nie tylko zabezpiecza przed karą za brak serwisu, lecz również pozwala na uzyskanie wiedzy o kondycji kasy. Zdarza się, że urządzenie z różnych powodów nie działa poprawnie.
Serwisant może poinformować właściciela o usterkach urządzenia, co może stać się podstawą do dokonania naprawy lub wymiany kasy na nową. Naprawę często można wykonać wraz z przeglądem, więc kasa będzie od razu gotowa do użytkowania.
W rezultacie systematyczny serwis kasy fiskalnej chroni przed jeszcze poważniejszymi konsekwencjami związanymi z niesprawnym działaniem tego urządzenia rejestrującego.
Kara za brak przeglądu technicznego kasy fiskalnej
Gdy przedsiębiorca zapomni o wykonaniu obowiązkowego przeglądu technicznego swojej kasy rejestrującej, może narazić się na niemiłe konsekwencje.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, za brak przeglądu kasy w terminie grożą sankcje karne. Karę nakłada naczelnik urzędu skarbowego i ma ona wysokość 300 złotych.
Dodatkowo, przedsiębiorcy, którzy skorzystali z ulgi na kupno kasy fiskalnej, ale nie wykonali przeglądu w terminie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania, są zobowiązani do zwrotu otrzymanej ulgi.
Właściciel kasy jest zatem zobligowany do przestrzegania 2-letniego okresu serwisu, ponieważ w przeciwnym przypadku może narazić się na nałożenie kary finansowej i zwrot ulgi. Warto zatem zapisać w kalendarzu termin, w którym należy przeprowadzić kolejny przegląd techniczny kasy fiskalnej!
